| 運用ERP系統協助「太古華電集團」導向數位化集中管理目標！

更新日期：2022-08-03　天心採訪報導 / 太古華電

太古華電－行政總監蔡碧鳳

太古華電－執行長
林華生

天心資訊－總經理
羅玲芬

Online客服部資深顧問
孫俊傑

業務部經理
曾雅玲

| 公司簡介及經營理念

　　太古華電成立於民國86年，本著多年為大樓服務之專業與經驗；將每一棟建物當成自己的家。用心為社區、大樓、廠辦服務。以計畫性維護保養延長機具壽命減少修繕費用為宗旨。嚴選品格優良、技術卓越之專業人才。獎勵專業證照取得，定期舉辦在職訓練，提升專業能力，使每位在太古成長的夥伴，均有多項專業技術證照與專業技能，即時處理緊急狀況，給家人安全與安心的優質生活。

| 主要服務

太古華電成立二十餘年，致力於建築物專業檢測，技術經驗豐富，正確確實計劃性設備維護，以延長機具壽命、消防公安預防，其服務項目為社區大樓廠辦消防、污水、監控、機電、發電機設備例行維護及機電消防設備改善維修施工、消防污廢水建物公共安全等申報簽證作業、辦理建築物第三公正檢測驗收，輔導協助大樓管委會完成公設檢測驗收作業。太古華電經營大樓機電消防檢測養護工程多年，服務案場超過千餘處，為一專業機電消防檢測顧問公司。

| 需求動機

因應現今社區大樓廠辦消防、監控、機電、空調等設備需求及維護更趨複雜，預防性維護措施及例行的維護、施工申報和驗收更需要即時與管理，隨著企業資訊化及數位化的發展，企業對於客戶的服務體驗也越來越重視，應用數位工具來協助改善工作流程提升整體的服務效益，建立更優化的商業模式提升客戶滿意度。

太古華電已採用天心ERP SUNLIKE系統應用多年，過去是採用各辦事處架構獨立使用，近年因事業版圖逐步擴大，更需要將各辦事處及外部事務專案（ex.客戶或案子進度）集中管理掌控；加上外派人員眾多、在整體資源運用的分派及進度掌控不易、也無法即時回報服務狀況，因此需要與天心資訊的輔導顧問，討論溝通解決目前面臨的問題，透過系統化、資訊化的應用，以集團架構為主將各辦事處資源整合，以改善各辦事處間的相關往來及問題需求，並結合自動化為導向，改善過去需由秘書人工排程處理派工日程等作業、無法確實掌控外派進度、報價訂單不即時等問題。

| 上線輔導過程

太古華電集團的需求以自動化及集團管理模式為導向，天心輔導顧問針對我們的問題與需求給予專業的系統導入建議，並多次細談各個部門的工作流程後，在ERP系統增加了「CRM、維修系統、外派完工單、日程活動」模組，主要用來解決先前無法妥善掌控外派人員的專案進度問題，並運用日程活動模組來管控外派工日程，能妥善解決過去秘書需靠手動排程的困擾、減少重工作業、增加行政工作效率；且針對外派人員也能即時回報專案進度、問題狀況、進行報價單作業，即時滿足客戶的需求與回饋，同時導入了Online Mobile系統的LINE@行動辦公模組，可讓內部各辦事處能同步掌控外派人員的專案狀況及進度，達到人力資源精確調配。天心輔導顧問除了提供專業的建議外，在系統導入過程中耐心地輔導我們運用與操作，尤其以Online Mobile系統的LINE@行動辦公模組與一般ERP系統較不同，為了達到行動辦公快速即時的效率及便利性，應用手機裝置的LINE@ APP進行操作，簡化繁雜的作業流程，更能提升系統彈性與透明化的管理。在系統初期的應用過程中，經過天心資訊輔導顧問給予相應的支援、教育訓練全程耐心地教導我們LINE@行動辦公系統，在導入的過程中優化整體的作業流程、強化數位服務的目標，使太古華電集團的全體員工皆能達成公司的營運策略及提升客戶的滿意度。

| 上線效益

系統正式上線後，在充分靈活地運用LINE@行動辦公系統下，達到了「組織內外互連、行動互通」的高效即時管理模式，簡化繁雜流程提高辦公效益，快速實現太古華電集團「自動化統一管理」之策略目標：

(1)透由日程活動、LINE@行動辦公應用，流程化繁為簡、精確地分配人力，進而提高生產力！

導入CRM的日程活動模組應用，各站點的秘書可以在日程活動上依預約來電或固定排單直接做外派日程作業；而外派人員即便在外辦公亦可透由「LINE@行動辦公」查詢個人的外派專案內容，無需進入公司或委託秘書查詢，定期保養的排定與維修任務在日程活動中能夠一目瞭然；大幅優化了辦公流程進而提升員工生產力。

(2)運用「外派打卡單、LINE@行動辦公」確實掌握外派專案進度，提升組織內外即時溝通效益！

外派人員可透由「LINE@行動辦公」系統直接進入「外派打卡單」查詢個人排單，進而執行「到場／離場」打卡動作，簡便化了外派人員的考勤作業！為達到專案進度的即時性，外派人員可將現場專案狀況拍照並上傳系統留存，經由系統化的作業流程，可全面將現場狀況回報給公司內部，以即時反應問題、快速回應客戶的需求，進而達到即時性雙向溝通之目的！