進貨單

一、情境說明

1.說明

為了保證清楚地記錄進貨情況，對進貨的管理就很重要，而在我們的系統中，憑證、收付款是根據進貨單自動一環扣一環地切製，故詳細輸入進貨單資料後，存貨的數量、成本會隨著改變，收付帳款也會跟著用戶的立帳方式變化；憑證亦會隨著「是否立即產生憑證」變化。

2.流程圖

二、重要欄位 / 專門用語說明

【基礎訊息】 – 欄位名稱前有附加「*」符號時，表示此欄位是必需輸入資料的欄位，若是為空值則無法存檔。

欄位	說明
*客戶代號	交易客戶的代號名稱，使用鼠標點擊欄位後按下鍵盤上的F9鍵或使用鼠標點擊欄位內的搜尋圖示，即出現查詢視窗，過濾出的資料是往來單位資料檔裡的客戶或客戶/廠商。
部門	實際進行受訂單的部門。使用鼠標點擊欄位後按下鍵盤上的F9鍵或使用鼠標點擊欄位內的搜尋圖示，即出現查詢視窗。
單據類別	允許自定義。在有些報表條件中提供以單據類別來制表。
幣別	在生意往來時是以何種幣別為交易的媒介，可輸入當日交易時的匯率，若用戶在客戶廠商資料建檔作業有設定外幣時，則輸入交易的廠商時幣別會自動帶出。可以使用鼠標點擊欄位後按下鍵盤上的F9鍵或使用鼠標點擊欄位內的搜尋圖示，彈出查詢窗口即可進行選擇或編輯。
轉入單號	可以從採購單、借入單、暫估單中轉入。（如在廠商欄位中選定了某廠商，在「轉入單號」窗口過濾出來的即是此廠商的相關單據＜采購單、借入單、暫估單＞，同時也可以一個廠商轉入多張的單據）
立帳方式	應付帳款成立的方式。有單張立帳、不立帳、收到發票才立帳三種選擇。當採用不立帳時系統不會產生應付帳款及憑證；單張立帳，只要將此張單據存檔後，系統自動產生應付款到單廠商付款處；收到發票才立帳，指在收到發票時方可立帳。
費用	在進貨的過程中所發生的費用在此輸入。其他費用單中，所產生相關的費用在此輸入，此費用有分五種方式進行分攤到各貨品中（依數量、金額、體積、毛重、不分攤），而此費用單的金額會一並的回寫在進貨單的費用欄位，而且會在表身的欄位處裡將各貨品所分攤的費用也一併回寫到「費用」欄位（此費用總額是未稅總金額，在算貨品成本時，此費用一併算到貨品成本），同時所產生的費用是不會單獨的產生憑證，是與進貨單一併產生一張憑證。例題：貨品A、B、C，數量分別為10、20、30，金額2000、6000、15000，費用總額100元，分攤方式為依數量分攤。算式：各貨品數量／總數量費用總額，則A所要分攤的費用是：10／60100＝16.67元；B分攤的費用為：20／60100＝33.33元；C分攤的費用為：30／60100＝50元。
扣稅類別	指的是貨品單價是否含稅的情況；分別有不計稅、應稅內含、應稅外加三種。不計稅：是指貨品單價本身不含稅，也不需另算稅金；應稅內含：是指貨品單價本身含有稅金，即價內稅；應稅外加：是指貨品單價本身不含稅，若要開發票時，就要另外增加稅金，即價外稅。
立帳結案	做「進貨立帳開票作業」時，結餘金額要等於本次金額（即此筆款項都要立帳的），存檔後再到原進貨單「立帳結案」訊息就會自動出現在畫面右上角；而本次金額大於結餘金額的則系統會提示「本次補開金額不能大於結餘金額！」；另本次金額小於結餘金額的存檔後原進貨單是不會顯示立帳結案的。（當還沒立帳結案的，在下次再到此處同樣是可以過濾出此張還沒完全立帳的進貨單，而選擇再立帳的系統會警告「重複記錄，不能保存！」。（但是，如果本次金額與應開金額不相等時，則會一直維持「未立帳結案」訊息）

〔用語說明〕

用語	說明
立帳	『立帳』是連繫進銷貨和收付款之間的橋梁，有了『立帳』系統就把進銷貨的帳款列入立帳檔中，也就是說產生應收付帳款，收付款時才會沖銷，不立帳也就不能沖銷。進貨立帳產生的是應付帳款，銷貨立帳產生的是應收帳款。『立帳方式』的不同會影響您的收付帳款的產生。
單張立帳	當此張單據存檔後，不管發票號碼存不存在，都表示在『SunFusion系統中的收付款系統』中是可以看到此筆帳款，應付帳款就算立帳了，即增加了一筆應付帳款。
不立帳	當用戶選擇的是此種方式，也就是表示用戶不希望此筆帳款體現在『SunFusion系統中的收付款系統』中，即指雖然存貨增加，但應付帳款並沒有增加。
收到發票才立帳	顧名思義，是指必須將發票號碼填入發票內容中，應付帳款才算是已經立帳，即應付帳款增加一筆。否則發票號碼欄位若為空的話，應付帳款也不會體現在『SunFusion系統中的收付款系統』。

【單據明細】

欄位	說明
貨品代號	貨物的商品代號，提供查詢視窗。可在游標位於此欄位時，按下F9鍵或點擊欄位右側的搜尋小圖示即可出現查詢視窗，若需新增可點擊「編輯」鍵進行新增。滑鼠雙擊欄位可產生貨品名稱視窗，可讓使用者定義商品名稱。
未稅本位幣和稅額	是表身中的未稅本位幣和稅額，如有多項時，則是多項的合計。
費用	在進貨的過程中所發生的費用在此輸入。其他費用單中，所產生相關的費用在此輸入，此費用有分五種方式進行分攤到各貨品中（依數量、金額、體積、毛重、不分攤），而此費用單的金額會一併回寫在進貨單的費用欄位，而且會在表身的欄位處裡將各貨品所分攤的費用也一併回寫到「費用」欄位（此費用總額是未稅總金額，在算貨品成本時，此費用一併算到貨品成本），同時所產生的費用是不會單獨的產生憑證，是與進貨單一併產生一張憑證。例題：貨品A、B、C，數量分別為10、20、30，金額2000、6000、15000，費用總額100元，分攤方式為依數量分攤。算式：各貨品數量/總數量費用總額，則A所要分攤的費用是：10/60100＝16.67元；B分攤的費用為：20/60100＝33.33元；C分攤的費用為：30/60100＝50元。
批號	在貨品資料檔對該貨品作批號管制。與屬性「批號管制的貨品必須輸入批號」和「是否自動產生批號子項」配合使用。例某貨品設定為受批號管制的，在登打單據時勾上屬性選項但沒有輸入批號，在存檔時系統會提示「批號管制的貨品必須輸入批號」。「當某貨品在貨品檔中沒有設定是批號管制的，則在登打單據時有輸入批號存檔的，此時增加的庫存還是在「貨品分倉存量」裡速查出來，在批號分倉查詢是不可過濾出此筆庫存。
序列號	在貨品資料檔對該貨品作序列號管制。此處的序列號只能是作輸入而不能選擇。
有效期	是指貨品的安全期。即影響到貨品分倉存量的最近安全期以及批號分倉存量的有效期。當貨品超出有效期的，則系統會提示此貨品已經停止使用！停用日期：XX-XX-XX。
是贈品	表示是搭贈貨品，雙擊此欄位，會將「T」值寫入該欄位，表示輸入的貨品是贈品。該貨品只有數量，沒有單價、金額，對成本是有影響的。
成本	此成本值是取貨品分倉存量裡的成本／數量的值，但在經過成本計算後如與此有差異的，系統最後會取決於成本計算後的值。
標準成本	等於單位標準成本*數量。
單位標準成本	取值於貨品資料檔下的「調整貨品標準成本」。同時要配合調整貨品標準成本的調整時間而開始使用；當在切憑證時需要採用標準成本切制的，在營業人資料裡將「傳票採用標準成本切制」打上勾。
進貨退回	進貨單做進貨退回的數量會回寫在此。
折扣額	折扣額跟折扣欄位是互斥欄位，都是體現在折扣上的。
稅率	指的是貨品的增值稅率；來源於貨品資料檔中稅率的設定，如果有個別的貨品稅率有不一樣的可將此欄位的稅率再做修改的。
包裝單位	貿易的包裝單位，一個包裝單位可以換算多少個主單位。
包裝淨重	包裝的淨重量及單位。
包裝毛重	包裝的毛重量。
包裝大小	包裝的大小及其單位。（以上的包裝資料是在「貨品資料檔」的貿易資料頁面裡設定的）
送貨倉	客戶的送貨地址，取值於客戶廠商資料檔裡的客戶公司地址。
差異率	貨品資料中設定貨品的差異率，是用以計算貨品的損耗數量，在此透過採購單轉進貨單時帶出。（例：當某貨品差異率為10%的，由採購單10個數量轉進貨單的則在進貨單中是顯示為11個的，相反差異率為-10%的，而轉進貨單的數量為9個，而這1個的價錢還是由收貨方支付）
差異量	是根據差異率計算出來的，當貨品設有差異率（在貨品資料建檔中設置）時，進貨單由採購單轉入時，表身會回寫差異量，差異量＝轉進貨單的數量*差異率。

【結算方式】-含結帳期間、貨到收款、即收現金、即收票據、其他、指定結帳日（按月）、指定結帳日（按周）與分期付款

方式	設定條件名稱 – 詳細設定條件，但是不能輸入實際金額。
結帳期間	設定起算日、間隔天數與票據。
貨到付款	設定銷貨天數請款與開具天數票期。
即收現金	即收現金。
即收票據	設定開具天數票期。
其他	其他條件說明。
指定結帳日（按月）	可設定當交易日在本月指定日期之前／之後，則結帳日在指定月份的指定日期，且票期為結帳日後的指定天數或指定月份日期。
指定結帳日（按周）	可設定當交易日在本周指定星期數之前／之後，則結帳日在指定周的指定星期數，且票期為結帳日後的指定天數或指定月份日期。
分期收款	可設定首付比例％、首付日期、期數、間隔天數與票期。

〔用語說明〕

用語	說明
結帳期間	所產生的是應付帳款。例：廠商每個月的五日來跟用戶請款並希望是支票給付，在此可以如此設置：起算日5日，間隔天數30天，開出的支票票期30天；若廠商每60天的15號來跟用戶請款且不用支票，設置為：起算日15日，間隔天數60天，票期0天；在此的設定只是一個註記，真正給付帳款時必須到收付帳款系統中執行給付作業，所以，下面的金額欄位是呈灰色。
貨到付款	所產生的是應付帳款。例：貨到10天後付款，開10天的票據，設置為：進貨10天請款，票期10天。在此也只是一個註記，同結帳期間的使用是一樣。
即付現金	顧名思義，也就是馬上付現金，那當然要馬上輸入現金金額，因此您要在下面選擇是現金還是轉帳，這二者是並列的，即當您選擇即付現金時，可以是通過現金帳戶支付，也可以是轉帳支付。
即付票據	即馬上付票據來交易，不過這時，選擇會更多些，您既可選擇通過現金支付、轉帳支付，也可使用票據支付，在此狀況下，三個結算方式可並列存在。
其他	所產生的是應付帳款。指以上交易方式以外的其他結帳方式，當您將滑鼠指標點擊至此項目時，系統會自動在其後面顯示一空白處，您可在此註明所用的交易方式為何。

【交貨方式】-送貨的方式，有送貨、貨運、郵寄、快遞、自取、其它、海運與空運方式。

倉庫與物流	設定欄位
收貨倉庫	收貨倉代號、連絡電話、收貨人名稱、聯絡人名稱、收貨地址與備註。
物流訊息	運輸方式、物流類型、快遞公司與物流單號。

【發票】- 若進貨同時登錄發票時，進貨單需要先存檔後，開啟「發票」分頁輸入發票明細。

【沖預付款】- 此分頁除了顯示「當前應沖金額」外，當在採購單中有預付訂金的，此處可以透過「選取預付款」功能鍵，過濾出哪一筆預付款進行沖帳作業，並顯示在「本次充預付金額」欄位。沖帳作業完成後，在單廠商付款作業可以查詢出此筆訂金預付款回寫在已沖款欄位。

【其他】 – 是記錄單據的其他訊息。在此可查詢終審核人員、終審日期、製單入員、列印人員、修改人員及鎖單人員等。（當進貨單已經審核了，此處回寫審核人員）

三、操作說明

1.直接新增進貨單 – 不是由其它單據轉入，此情況是沒有採購的作業，而是直接進貨時的操作方式。

步驟1、目錄所在

1. 在菜單模式：於功能表【供應鏈】-【採購管理】-【採購管理】，點擊【進貨單】（如圖A）即可開起新增進貨單頁面；

2. 在流程圖模式（如圖B）：
點擊桌面【採購管理】右側向下符號鍵，在展開的下拉選單中點擊「進貨單」（如圖C）即可開始新增進貨單；或於功能表【供應鏈】-【採購管理】，點擊「供應鏈／採購管理」功能鍵，展開下拉式菜單，選擇採購管理項下的「進貨單」（如圖D）也可進入進貨單的新增頁面。

步驟2、進貨單新增

1. 如果用戶是第一次輸入進貨單，則打開此進貨單頁面後即進入新增狀態，否則會殘留上次的記錄，這時只需要點擊上方左側的『新增』功能鍵。
注意：『立帳方式』的不同會影響您的收付帳款的產生。

2. 在【進貨單】頁面的【基礎訊息】分頁（如圖A），根據業務發生狀況輸入進貨日期、客戶代號、業務員、部門、扣稅類別等字段。當輸入廠商後，幣別及交易方式會依據設定自動帶出。轉入單號欄位維持為空值。

3. 在【進貨單】頁面的【明細訊息】分頁（如圖B），根據業務發生狀況輸入商品的品號、預交日、數量、單位、庫、單價與折扣等字段。
若用戶有設置價格政策，可以點擊頁面中（如圖C）的「採購政策查詢」–在採購單中系統就開始協助管理；或點擊「歷史價格查詢」–查詢貨物是否需要以歷史價格成交，並視業務需要輸入。

4. 在【進貨單】頁面的【結算方式】分頁（如圖D），進貨單可預先將交易的方式確定（如圖E）。

@結帳期間：所產生的是應付帳款。例：廠商每個月的五日來請款並希望是支票給付，在此可以如此設置：就是起算日5日，間隔天數30天，開出的支票票期30天；若廠商每60天的15號來跟您請款且不用支票，那設置：就是起算日15日，間隔天數60天，票期0天；在此的設定只是一個註記，真正給付帳款時必須到收付帳款系統中去給付。

@貨到付款：所產生的是應付帳款。例：貨到10天後付款，開10天的票據，設置是：進貨10天請款，票期10天。在此也只是一個註記，同結帳期間的使用是一樣。 @即付現金：顧名思義，也就是馬上付現金，那當然要馬上輸入現金金額，因此需要在下面選擇是現金還是轉帳，這二者是並列的，即當選擇即付現金時，可以是通過現金帳戶支付，也可以是轉帳支付。

@即付票據：即馬上付票據來交易，不過這時，選擇會更多些，既可選擇通過現金支付、轉帳支付，也可使用票據支付，在此狀況下，三個結算方式可並列存在。

@其他：所產生的是應付帳款。指以上交易方式以外的其他結帳方式，當您將滑鼠游標點擊至此項時，系統會自動在其後面顯示一空白處，您可在此註明所用的交易方式是什麼。

5. 在【進貨單】頁面的【交貨方式】分頁（如圖F），進貨單可預先將交貨方式確定（如圖G）。

6. 在【進貨單】頁面的【發票】分頁（如圖H），若銷貨同時開立發票時，銷貨單需要先存檔後，點擊「發票」功能鍵（如圖I），在發票視窗中（如圖J）輸入發票明細後點擊「確定」（如圖K）。

7. 在【進貨單】頁面的【沖預付款】分頁（如圖L），若進貨同時沖銷預付款時，點擊「選取預付款」功能鍵（如圖M），在預付款視窗（如圖N）中，過濾查詢（如圖O）列示的是用戶曾付給該廠商的每一筆付款單號。
在選取本次欲衝的預付款明細後（如圖P），點擊「確定」（如圖Q）即可。
備註：根據業務發生情形選取沖銷金額，可一次沖銷一筆，亦可一次多筆沖銷，選定後。系統會自動關閉查詢視窗，並將所選數據帶入到「沖預付款」分頁中。

8. 回【沖預付款】分頁，查看「本次沖預付金額」（如圖R）後，點擊「存檔」（如圖S），完成進貨單新增作業。

步驟3、下推單據：進貨退回單與進貨折讓單

如果有天用戶已進貨且進貨單存檔完成後，發現貨品有問題，在與廠商聯繫之後，對方同意退貨，需要將有這筆退貨記錄時，可進行進貨單的下推單據作業，選擇「進貨退回單」（如圖A）。
又如果用戶經常向某廠商進貨，以致於在後續的交易中對方可能會給我們一些折讓，這些折讓應有記錄時，可進行進貨單的下推單據作業，選擇「進貨折讓單」（如圖B）。
下列步驟以「下推 – 進貨退回單」為例。