「採購單」是企業採購流程中最關鍵的單據之一，負責記錄向供應商訂購商品的詳細資訊。
本文共分為四大主題，循序漸進介紹採購單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔、下推等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的採購單，從選擇供應商、填寫品項明細、設定付款與交貨條件，一步一步完成單據。
- 採購單可輸入的主要區塊：說明採購單畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：採購基本資料、明細項目、結算方式、交貨資訊、訂金條件等。
- 查詢輔助功能：協助您善用查詢工具（如：庫存查詢、採購政策查詢、歷史價格查詢），提升決策效率與作業精準度。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白採購單 | 建立新的採購作業，輸入供應商、品項、數量等基本資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的採購單 | 可依單號、日期、供應商條件查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的採購單 | 僅限尚未審核/下推/鎖單的單據可刪除 |
| 🖨️【列印】 | 將採購單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印採購單據（如 A4 採購單） |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🔽【展開】 | 展開商品配方表 (BOM) 結構 | 適用於採購項目含有配方時，可展開明細結構作進一步檢視或處理 |
| ⚙️【屬性】 | 設定建立單據的控制參數 | 例如設定：取單價模式、貨品超交檢測否…等 |
| 🔒【鎖單】 | 鎖定目前單據內容不可再編輯 | 通常用於完成確認後避免誤編輯，僅特定權限可解除 |
| ⬇️【下推】 | 將此採購單推送至相關作業單據 | 可下推至：進貨單、採購退回單、廠商付款申請單等，下游作業無須重複輸入 |
| 🧾【業務處理】 | 對單據進行業務狀態處理 | 表頭/表身變更（修正資訊） ‧ 取消（整筆作廢） ‧ 追加（補充新增項目） ‧ 結案（不再執行） ‧ 未結案（重新啟用結案單） |
| 🔗【單據追蹤】 | 查詢與此單據相關的上下游單據 | 如：查詢此採購單所產生的進貨單、付款申請單等 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前採購單畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白採購單。
- 依序填寫「基礎資料」、「貨品明細」、「結算/交貨/訂金方式」。
- 如有詢價或請購，可透過「轉入單號」(從詢價單轉入/從請購單轉入)功能帶入明細。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
三. 採購單可輸入的主要區塊
建立採購單時，您需依序填寫以下 5 個資料區塊：
- 【採購基礎資訊】
*必填欄位：
- 採購日期（系統預設今日）
- 採購單號（系統自動帶入或可自編）
- 廠商代號（可放大鏡查詢選擇）
- 採購部門、業務員、立帳方式等
- 【採購單據明細】
每筆品項請輸入：
- 貨品代號（系統會自動帶出名稱、單位）
- 倉庫、數量、單價（系統自動計算金額）
- 可使用 Excel 匯入大量明細，省時省力
- 【採購結算方式】
選擇付款條件（如：現金、票據、指定帳戶），並輸入票期、金額、付款銀行等
- 【採購交貨方式】
可依需求填寫收貨人聯絡方式、地點、運送方式等（選填）
- 【採購訂金方式】（如需預付款時填寫）
記錄訂金金額、付款方式與帳戶資訊（選填）
四. 查詢輔助功能
善用輔助查詢功能(如：「庫存查詢」、「採購政策查詢」、「歷史價格查詢」…)確認採購合理性。
| 功能 | 功能說明 |
| 庫存查詢 | 檢視貨品目前庫存與預計到貨數，避免過度採購 |
| 採購政策查詢 | 查閱貨品是否符合公司設定的價格或供應商條件規則 |
| 歷史價格查詢 | 查詢過往採購同一貨品的價格與廠商資料，利於比價 |
