員工資料建立企業完整的人力資源數據庫，集中化管理員工從入職、在職到離職的全生命週期資訊，提供薪資計算、勞健保申報、考勤管理及組織分析所需的精確數據。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹員工資料的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、刪除、導入、導出等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的員工資料，從選擇員工代號、員工名稱等，一步一步完成單據。
- 員工資料可輸入的主要區塊：說明員工資料畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：人事資料、個人資料、工作經歷….等。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| 🔍【方案】 | 查詢已建立的員工資料 | 可依員工代號、員工名稱查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白員工資料 | 建立新的員工代號、員工名稱等基本資料 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的員工資料 | 僅限尚未審核/下推/鎖單的單據可刪除 |
| 🖨️【列印】 | 將員工資料設定以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印員工資料（如 A5 員工資料） |
| ✅【審核】 | 會跳轉至審核中心 | |
| 📥【導入】 | 匯入EXCEL檔案 | 將員工資料整理成EXCEL檔案，匯入系統 |
| 📤【導出】 | 匯出EXCEL檔案 | 將員工資料匯出成EXCEL檔案格式。 |
| 🔍【關聯查詢】 | 跳轉至與員工相關的資料 | 員工相關資料關聯：教育培訓、合同資料、年資紀錄…等 |
| 🧾【業務處理】 | 員工離職/員工復職功能 | 員工離職：設定員工離職日期與離職類型。 員工復職：設定員工復職日期與復職說明。 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前員工資料畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白員工資料。
- 依序填寫「人事資料」、「個人資料」、「工作經歷」、「學歷」、「家庭成員」、「保證人」、「出入境日」。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
三. 員工資料可輸入的主要區塊
建立員工資料時，您需依序填寫以下 8 個資料區塊：
- 【規則配置】
欄位說明 (*必填欄位) ：- *員工代號：系統員工資料唯一的識別碼，一旦建立通常不可更改。
- *員工姓名：設置員工名字。系統有開啟「多語言設定」，會顯示此圖示「 」，點擊該圖示可設置多國語言的姓名。
- 所屬部門：該員工的歸屬管理單位。
- 部門群組：僅能在指定的部門群組中的分公司中使用。
- 職務級別名稱：先至基礎管理\基礎資料\員工資料\職務級別做設置。
- 【人事資料】
- 「人事資料」頁籤是員工在公司內部的「職涯身分證」，主要記錄與職務聘僱、合約效期及系統權限相關的核心資訊。相較於「個人資料」，此頁籤更側重於企業端管理，是用於薪資結算、考勤統計及組織權限控管的重要基準。
- *到職日期：記錄員工正式報到的第一天，是計算特休假及年資的基準。
- 職位：使用者自行輸入，可用來區分行政級別。
- 崗位：代表具體的工作位置或職責。先至基礎管理\基礎資料\員工資料\崗位做設置。
- 試用期滿：標記試用考察結束的日期。
- 合同編號 與 合同到期日：管理勞動合同的流水號與效期。
- 用功性質：使用者自行輸入，可作區分正式員工、臨時工、兼職人員使用。
- 工種：使用者自行輸入，可作區分特定的技術類別使用。
- 離職日期、離職類型：點擊功能列【業務處理】的「員工離職」作設置。
- 復職日期、復職說明：點擊功能列【業務處理】的「員工復職」作設置。
- 實習期間：針對在校實習生，記錄實習的起訖時間，與正式入職日期區隔。
- 租稅協定：先至人事薪資\薪資申報\基礎設置\租稅協定作設置，標記其所屬國與本國是否有租稅優惠協定，以調整稅率。
- 證號別：設置護照、居留證等證件。
- 撫養人數：與考勤、薪資模組有相關，會影響健保、所得稅等計算。
- 稅務識別碼(TIN)：國際通用的稅務身份號碼（如台灣的身份證號或美國的 SSN），用於跨國稅務申報。
- 按外幣沖帳：此欄位勾選後，系統會自動在基礎管理\基礎資料\往來單位，依員工代號一併勾選「按外幣沖帳」。
- 往來單位：此欄位勾選後，系統會自動在基礎管理\基礎資料\往來單位，依員工代號建置一組「往來類別：5.員工」。
- ERP登入用戶：此欄位勾選後，系統會自動在系統管理\系統設定\權限管理\用戶資料，依照員工代號建置一組新帳號，讓此員工可以登入系統。
- OA登入用戶：此欄位勾選後，系統會自動在系統管理\系統設定\權限管理\用戶資料，依照員工代號建置一組新帳號，讓此員工可以登入系統。
- 系統用戶代號：當勾選「ERP登入用戶」、「OA登入用戶」，系統會回寫顯示。
【個人資料】
- 用於維護員工最完整的個人基本檔案，支援 HR 進行身分核實、薪資匯款、能力評估與緊急狀況聯繫處理。
- 用於維護員工最完整的個人基本檔案，支援 HR 進行身分核實、薪資匯款、能力評估與緊急狀況聯繫處理。
【工作經歷】
- 完整記錄員工入職前的職涯軌跡，或是公司內部的職務異動歷史。透過這些資訊，人資與主管能更精確地評估員工的專業背景、資歷深淺及職能發展路徑。相關欄位有「工作單位名稱」、「職位」、「到職日」、「離職日」、「備註」。
- 完整記錄員工入職前的職涯軌跡，或是公司內部的職務異動歷史。透過這些資訊，人資與主管能更精確地評估員工的專業背景、資歷深淺及職能發展路徑。相關欄位有「工作單位名稱」、「職位」、「到職日」、「離職日」、「備註」。
【學歷】
- 用於管理員工的教育背景與學術資格。不僅是核定薪資職等（如大學、碩士起薪差異）的重要依據，也是企業在進行內部人才盤點、升遷評核時，確認員工專業知能是否符合需求的核心數據。相關欄位有「學歷」、「畢業院校」、「專業」、「開始日期」、「截止日期」、「附件」、「備註」。
- 用於管理員工的教育背景與學術資格。不僅是核定薪資職等（如大學、碩士起薪差異）的重要依據，也是企業在進行內部人才盤點、升遷評核時，確認員工專業知能是否符合需求的核心數據。相關欄位有「學歷」、「畢業院校」、「專業」、「開始日期」、「截止日期」、「附件」、「備註」。
【家庭成員】
- 用於建立員工的緊急聯絡網，並作為公司核發各項福利（如：眷屬加保、奠儀、生育津貼或員工家庭日）的參考基礎。透過完善的家屬資料，企業能在關鍵時刻提供必要的關懷與協助。相關欄位有「姓名」、「與本人關係」、「職業」、「聯絡電話」、「出生年月」、「備註」。
- 用於建立員工的緊急聯絡網，並作為公司核發各項福利（如：眷屬加保、奠儀、生育津貼或員工家庭日）的參考基礎。透過完善的家屬資料，企業能在關鍵時刻提供必要的關懷與協助。相關欄位有「姓名」、「與本人關係」、「職業」、「聯絡電話」、「出生年月」、「備註」。
【保證人】
- 主要用於記錄員工入職時提供的身分或誠信擔保資訊。在特定職位（如涉及金錢管理、高價值資產或機密資訊）中，此頁籤能提供法律保障，確保在發生合約違約或重大損失時，公司有明確的追索對象與聯繫窗口。相關欄位有「姓名」、「身份證號」、「與本人關係」、「公司」、「公司電話」、「家庭地址」、「聯絡電話」、「備註」。
- 主要用於記錄員工入職時提供的身分或誠信擔保資訊。在特定職位（如涉及金錢管理、高價值資產或機密資訊）中，此頁籤能提供法律保障，確保在發生合約違約或重大損失時，公司有明確的追索對象與聯繫窗口。相關欄位有「姓名」、「身份證號」、「與本人關係」、「公司」、「公司電話」、「家庭地址」、「聯絡電話」、「備註」。
【出入境日】
- 用於記錄員工因公出差或個人事由往返國境的紀錄。對於有跨國業務、外派需求或聘僱外籍員工的企業而言，此資訊對於核算海外津貼、追蹤簽證效期以及符合勞動法規中的在台天數統計至關重要。相關欄位有「入境日」、「出境日」、「證號」、「備註」。
- 用於記錄員工因公出差或個人事由往返國境的紀錄。對於有跨國業務、外派需求或聘僱外籍員工的企業而言，此資訊對於核算海外津貼、追蹤簽證效期以及符合勞動法規中的在台天數統計至關重要。相關欄位有「入境日」、「出境日」、「證號」、「備註」。