指的是在會計期初或新系統啟用時，公司將「以前會計期間已經預付出去的款項」登錄在系統中，作為新會計期間的期初餘額。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹期初付款單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的期初付款單，從選擇廠商代號、業務類型、填寫金額等，一步一步完成期初付款單開立。
- 期初付款單可輸入的主要區塊：說明期初付款單畫面中各個可輸入區塊的功能與填寫方式，例：基礎訊息與明細。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白期初付款單 | 建立新的期初付款單，輸入廠商代號、業務類型、金額等基礎資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的期初付款單 | 可依單號、日期條件查詢已存檔的單據紀錄 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的期初付款單 | 僅限無後續異動作業才可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將期初付款單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印期初付款單（如 A4 期初付款單） |
| ⬆️【提交】 | 將此單據提交進入審核流程 | 如未使用審核流程，此功能等同存檔 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前期初付款單畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白期初付款單。
- 填寫「基礎訊息」。
- 填寫「單據明細」。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
三. 期初付款單可輸入的主要區塊
建立期初付款單時，您需依序填寫以下 2個資料區塊：
- 【期初付款單基礎訊息】
*必填欄位：
- 單據日期（系統根據開帳日期往前一天）
- 期初單號（系統自動帶入或可自編）
- 業務類型（預付款／保證金／定金）
- 部門（可放大鏡查詢選擇）
【期初付款單單據明細】
輸入廠商代號、金額等資料，以利後續作業。
- 廠商代號（實際付給哪位廠商）
- 廠商名稱（根據選擇的廠商代號，自動帶出）
- 金額（實際付出去的金額）
