「報銷單」是企業應付帳款流程中的單據之一，負責記錄員工申請認列費用的詳細資訊。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹報銷單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的報銷單，從選擇請款人、填寫費用明細，一步一步完成單據。
- 報銷單可輸入的主要區塊：說明報銷單畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：基礎訊息、單據明細、支付訊息等。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白報銷單 | 建立新的空白報銷單，輸入請款人、費用明細等資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的報銷單 | 可依單號、日期查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的報銷單 | 僅限未設審核流程/無後續單據/未鎖單的單據可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將報銷單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印報銷單據（如 A4 報銷單） |
| ⬆️【提交】 | 將此單據提交進入審核流程 | 如未使用審核流程，此功能等同存檔 |
| 🔒【鎖單】 | 鎖定目前單據內容不可再編輯 | 通常用於完成確認後避免誤編輯，僅特定權限可解除 |
| ⬇️【下推】 | 將此報銷單推送至相關作業單據 | 可下推至：費用轉固定資產單、帳戶收支單等，下游作業無須重複輸入 |
| 🧾【業務處理】 | 對單據進行業務狀態處理 | ‧ 結案（不再後續使用） ‧ 反結案（重新啟用） |
| 🔗【單據追蹤】 | 查詢與此單據相關的上下游單據 | 如：查詢此報銷單所產生的帳戶收支單等 |
| ⚙️【屬性】 | 設定建立單據的控制參數 | 例如設定：預設值、是否顯示離職員工…等 |
| ❎【導出】 | 將報銷單以excel格式輸出 | 查詢需轉出的報銷單執行 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前報銷單畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白報銷單。
- 依序填寫「基礎訊息」、「單據明細」、「支付訊息」。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
三. 報銷單可輸入的主要區塊
建立報銷單時，您需依序填寫以下 3 個資料區塊：
1.【基礎訊息】
*必填欄位：
- 報銷日期（系統預設今天）
- 報銷單號（系統自動帶入或可自編）
- 報銷部門、請款人等
2.【單據明細】
每筆費用請輸入：
- 費用代號（系統會自動帶出名稱、扣稅類別）
扣稅類別：指的是單價是否含稅的情況（1.不計稅 2.應稅內含 3.應稅外加）
- 報銷金額、核準金額等（系統預設報銷金額）
3.【支付訊息】
- 付款方式、計劃付款日等
