「其他支出單」是企業應付帳款流程中最關鍵的單據之一，負責記錄向往來單位認列支出的詳細資訊。
本文共分為四大主題，循序漸進介紹其他支出單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的其他支出單，從選擇往來單位、填寫費用明細，一步一步完成單據。
- 其他支出單可輸入的主要區塊：說明其他支出單畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：支出基礎訊息、單據明細等。
- 查詢輔助功能：協助您善用查詢工具（如：選取預付款），提升決策效率與作業精準度。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白其他支出單 | 建立新的支出作業，輸入往來單位、費用等基本資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的其他支出單 | 可依單號、日期、單據類別查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的其他支出單 | 僅限未設審核流程/無後續單據/未鎖單的單據可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將其他支出單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印其他支出單據（如 A4 其他支出單） |
| ⬆️【提交】 | 將此單據提交進入審核流程 | 如未使用審核流程，此功能等同存檔 |
| 🔒【鎖單】 | 鎖定目前單據內容不可再編輯 | 通常用於完成確認後避免誤編輯，僅特定權限可解除 |
| 🧾【業務處理】 | 對單據進行業務狀態處理 | ‧ 結案（不再執行立帳） ‧ 未結案（重新啟用立帳單） |
| 🔗【單據追蹤】 | 查詢與此單據相關的上下游單據 | 如：查詢此其他支出單所產生的付款申請單、廠商付款單等 |
| ⚙️【屬性】 | 設定建立單據的控制參數 | 例如設定：預設值、發票勾稽檢測否…等 |
| ❎【導出】 | 將其他支出單以excel格式輸出 | 查詢需轉出的其他支出單執行 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前其他支出單畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白其他支出單。
- 依序填寫「基礎訊息」、「單據明細」。
- 如有預估，可透過「預估單號」功能帶入明細。
- 善用輔助查詢功能(如：「選取預付款」)確認費用合理性。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
三. 其他支出單可輸入的主要區塊
建立其他支出單時，您需依序填寫以下 2 個資料區塊：
- 【基礎訊息】
*必填欄位：- 支出日期（系統預設今日）
- 費用單號（系統自動帶入或可自編）
- 支出部門、經辦人等
- 【單據明細】
每筆支出請輸入：- 費用項目、付款對象代號（系統會自動帶出名稱、扣稅類別、立帳方式）扣稅類別：指的是單價是否含稅的情況（1.不計稅 2.應稅內含 3.應稅外加）立帳方式：指的是與收付款系統之間的橋樑，只有立了帳才會產生帳款，同時立帳方式可在單據中再配合實務做修正（1.單張立帳 2.不立帳 3.收到發票才立帳）
- 金額（系統自動計算未稅金額、稅額）
- 可使用 Excel 匯入大量明細，省時省力
四. 查詢輔助功能
在輸入費用明細時，可善用下列查詢按鈕，協助判斷支出內容是否合理：
| 功能 | 功能說明 |
| 選取預付款 | 檢視費用目前預付與本次沖抵金額，避免過度認列 |
