「客戶退款單」通常是指在銷售過程中，因各種原因（如客戶退貨、折讓、交易取消或其他協議）需要將已收取的款項退還給客戶時所製作的單據。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹客戶退款單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、屬性、列印、存檔等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的客戶退款單，從選擇客戶代號、選擇業務(退款)類型、設定退款金額與退款方式，一步一步完成單據。
💡 補充說明：業務(退款)類型主要區分為退預收款與退貨款，兩種流程的作業方式會不一樣，會在下列流程中說明。
- 客戶退款單可輸入的主要區塊：說明客戶退款單畫面中各個可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：基礎訊息、退款方式與明細。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白客戶退款單 | 建立新的客戶退款單，輸入客戶代號、退款方式、金額等基礎資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的客戶退款單 | 可依單號、日期條件查詢已存檔的單據紀錄 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的客戶退款單 | 僅限未設審核流程/無後續單據/未鎖單的單據可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將客戶退款單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印客戶退款單（如 A4 客戶退款單） |
| ⬆️【提交】 | 將此單據提交進入審核流程 | 如未使用審核流程，此功能等同存檔 |
| ⚙️【屬性】 | 設定單據的控制參數 | 例如設定：輸入客戶/廠商過濾需沖帳資料 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前客戶退款單畫面 |
二. 建議輸入流程
情境一：業務(退款)類型為退預收款：是指退款之前已收取的預收款。
- 點選【新增】 → 自動開啟空白客戶退款單。
- 填寫「基礎訊息」，業務類型選擇【退預收款】
- 點選過濾，選擇要退款的資料。
- 填寫「退款方式」。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
情境二：業務(退款)類型為退貨款：是指實際與客戶發生退貨等狀況時，需要退回給客戶的款項。
- 點選【新增】 → 自動開啟空白客戶退款單。
- 填寫「基礎訊息」，業務類型選擇【退貨款】
- 填寫「退款方式」。（方式有多種，現金、轉帳、票據、其他）
- 輸入完退款金額後，勾選要沖帳的單據，點擊沖帳，會依序按照沖帳順序，由上往下進行沖銷。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
三. 客戶退款單可輸入的主要區塊
情境一：建立客戶退款單，業務類型為【退預收款】時，需依序填寫以下 3 個資料區塊：
- 【客戶退款單基礎訊息】
*必填欄位：
- 退款日期（系統預設今日）
- 退款單號（系統自動帶入或可自編）
- 業務類型（選擇退預收款）
- 客戶代號（實際退款的客戶）
- 部門（可用放大鏡查詢）
- 【退款方式】
請輸入實際退款的方式：
- 現金金額（現金方式退款）
- 轉帳金額（銀行存款方式退款）
- 票據金額（票據方式退款）
- 【退款明細】
過濾出要退款的單據資料並輸入退款金額：
- 預收單號（預收單的單據號碼）
- 收款日期（預收單上的單據日期）
- 本次退款金額（此張退款單要退給客戶的金額）
- 預收金額（該張預收單據，當初收取的預收金額）
- 已沖帳金額（該張預收單據，已經退款的金額加上預收應收沖抵的金額）
- 申請金額（已申請的退款金額）
- 預收餘額（預收剩餘款）
情境二：建立客戶退款單，業務類型為【退貨款】時，依序填寫以下 3 個資料區塊：
- 【客戶退款單基礎訊息】
*必填欄位：
- 退款日期（系統預設今日）
- 退款單號（系統自動帶入或可自編）
- 業務類型（選擇退貨款）
- 客戶代號（實際退款的客戶）
- 部門（可用放大鏡查詢）
- 【退款方式】
請輸入實際退款的方式：
- 現金金額（現金方式退款）
- 轉帳金額（銀行存款方式退款）
- 票據金額（票據方式退款）
- 【退款明細】
請勾選實際要退款的單號：
- 沖帳（勾選要沖帳（退款）的單據）
- 本次退款金額（點選沖帳後會根據退款方式內的金額填寫至此處）（可自行調整金額）
- 應退貨款金額（此單據產生的退款金額）
- 已沖帳金額（本次沖帳前已退款的金額）
- 申請金額（已申請的退款金額）
- 應退貨款餘額（剩餘未退完的金額）
