「單據編碼規則」主要用於設定各類單據的編號組成方式，包含編碼規則、編碼方式及編碼明細。可依日期、部門、帳套序號、單據別與流水號等條件組合單號格式，作為系統自動產生單據編號的依據，確保不同單據皆能依規則正確編碼與管理。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹單據編碼規則的操作方式：
一. 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，了解設定用途。
二. 建議設定規則：引導您依正確順序，一步一步完成用戶設定。
三. 單據編碼規則可輸入的主要區塊：說明畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式。
四. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將單據編碼規則以報表格式輸出 | |
| 🔀【調整編碼次序】 | 編碼方式: 20碼標準編碼，才可啟動做調整。 | 系統預設7大方向(單據別、日期、單據類別、部門、製單人、其他、帳套序號)來依編制單據號碼，使用者可自行調整順序。 調整後，需要恢復預設值按「恢復默認」。 |
| 🔢【調整編碼序號】 | 針對單據編法序號做調整 | 需已有開立過單據，才能使用此功能 |
| 📑【日誌】 | ||
| ❌【關閉】 | 關閉目前單據編碼規則畫面 |
五. 建議輸入流程
- 依序設置「編碼規則」、「編碼方式」、「編碼明細」。
- 點選【存檔】。
六. 單據編碼規則可輸入的主要區塊
您可以針對以下 3 個資料區塊進行單據編碼規則設置：
- 【資訊】
欄位說明 (*必填欄位) ：- *公司代號：系統預設。系統管理->系統設定->公司資料 的公司代號。
- *公司名稱：系統預設。系統管理->系統設定->公司資料 的公司名稱。
- 帳套序號：預設為0。
- 【編碼規則】
- 編碼方式：10碼標準編碼、20碼標準編碼，兩種可選，會影響【編碼方式】設定。
10碼標準編碼：單據別2碼+日期4碼+帳套序號1碼+流水號3碼。
20碼標準編碼：【編碼方式】的「可選編碼」6種+「固定編碼」2種組合而成。
- 啟用手工編碼：。勾選後，下方可自行設定各單據的預設編碼規則。
- 啟用自設單據別：需配合「編碼方式：20碼標準編碼」，才可使用；至【編碼明細】中的「自設單據別」輸入值。
- 部門編號取值：需配合「編碼方式：20碼標準編碼」，才可使用；1.部門代號 2.集團公司代號。
- 取已刪單號：單據號碼通常是連續的，當某筆單據被刪除時，該號碼會形成空缺。
：此功能會從被刪除的單號挑選出並重新使用。
：被刪除的單據，單號會空缺在那，單號會無連續。💡補充：若有勾選「啟用手工編碼」，則此功能會灰化。
- 單號可修改：。
：系統會先跳自動編號，可直接修改單號。
：系統會先跳自動編號，不可修改單號。
- 編碼方式：10碼標準編碼、20碼標準編碼，兩種可選，會影響【編碼方式】設定。
- 【編碼方式】
- 可選編碼： 當「編碼方式： 10碼標準編碼」只有日期可設置，其餘選項灰化；當「編碼方式： 20碼標準編碼」，就有下述6種選項組合加入編碼原則。
- 日期：YMDD、MDDY、DDMY、YYMMDD、MMDDYY、DDMMYY、YYMM、YYYYMMDD。
- 單據類別：抓取單據中已設置之單據類別且於單據中選擇。
- 部門：部門取幾位碼數。
- 製單人：製單人取幾位碼數。
- 帳套序號：於右上角[帳套序號]輸入 0～48，可用來區分不同帳套。因同一公司可能設有多套帳務資料，故可透過序號加以編別，且此序號將直接影響單據的編碼規則。
- 其他：勾上後，可於下方其他輸入。
- 固定編碼：系統內建預設，一定要有單據別、流水號加入編碼原則。
- 單據別：固定2碼。
- 流水號：固定3碼。
- 【編碼明細】
- 單據別：系統規定的單據類型代號，例如：「銷貨單」以SA開頭來編號碼。
- 單據名稱：系統單據名稱。
- 自設單據別：自行定義額外單據別。
- 日期格式：YMDD、MDDY、DDMY、YYMMDD、MMDDYY、DDMMYY、YYMM、YYYYMMDD。
- 單據類別：最多兩碼。
- 部門：最多20碼(依系統總參數內設定之編碼長度為主)。
- 部門編碼取值：部門代號、2.集團公司代號。
- 製單人：取系統登入者用戶代號。
- 帳套序號：右上角[帳套序號]輸入 0～48，可用來區分不同帳套。因同一公司可能設有多套帳務資料，故可透過序號加以編別，且此序號將直接影響單據的編碼規則。
- 其他：其他。
- 流水號：流水碼長度。
