採購退回單

「採購退回單單」是企業採購流程中最關鍵的單據之一，負責記錄向供應商下正式訂單後欲改變採購單數量退回的詳細資訊。

本文共分為四大主題，循序漸進介紹採購變更單的操作方式：

  1. 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔、下推等，了解各按鈕的用途與使用時機。
  2. 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的採購變更單，從選擇供應商、過濾員採購單、填寫退回品項，一步一步完成單據。
  3. 採購變更單可輸入的主要區塊：說明採購變更單畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：基礎訊息、單據明細、收回訂金條件等。
  4. 查詢輔助功能：協助您善用查詢工具（如：庫存查詢、採購政策查詢、歷史價格查詢），提升決策效率與作業精準度。

一.      功能列操作說明

功能按鈕功能說明操作用途與補充說明
➕【新增】開啟一筆空白採購變更單建立新的採購變更作業，輸入來源採購單、變更品項、數量等基本資料
🔍【查詢】查詢已建立的採購變更單可依單號、日期、供應商條件查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤
🗑️【刪除】刪除目前畫面上顯示的採購變更單僅限尚未審核/下推/鎖單的單據可刪除
🖨️【列印】將採購變更單以報表格式輸出選擇對應的套版列印採購變更單據（如 A4 採購單）
💾【存檔】儲存目前編輯的單據內容完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統
🔽【展開】展開商品配方表 (BOM) 結構適用於採購項目含有配方時，可展開明細結構作進一步檢視或處理
⚙️【屬性】設定建立單據的控制參數例如設定：取單價模式、貨品超交檢測否…等
🔒【鎖單】鎖定目前單據內容不可再編輯通常用於完成確認後避免誤編輯，僅特定權限可解除
🔗【單據追蹤】查詢與此單據相關的上下游單據如：查詢此單據所產生的相關的上下游單據
❌【關閉】關閉目前採購單畫面 

二.      建議輸入流程

  1. 點選【新增】 → 自動開啟空白採購變更單。

  2. 依序填寫「基礎資料」、「貨品明細」、「結算/交貨/訂金方式」。

  3. 如有詢價或請購，可透過「轉入單號」(從從請購單轉入)功能帶入明細。


  4. 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。

  5. 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。


三.      採購單可輸入的主要區塊

建立採購單時，您需依序填寫以下 3 個資料區塊：

  1. 【基礎資訊】

    *必填欄位：

    • 退回日期：輸入採購變更退回日期（系統預設今日）
    • 退回單號：系統自動帶入或可自編
    • 廠商代號：輸入退回廠商代號（可放大鏡查詢選擇）
    • 轉入單號：過濾出原採購單，選擇要依據原採購單中的哪一個品項進行退回
    • 採購部門、業務員、扣稅類別、幣別…等：相關欄位資訊系統會依據轉入來源單資料自動帶入
    • 影響請購單中的以交量：當來源單採購單是由前端請購單產生時，將請購單轉採購單時系統會自動回寫請購單上的已經量，採購數量等於請購量時系統會自動進行結案，若採購退回發生時是否需要影響請購單中的已交量，需要請打勾


  2. 【單據明細】

    每筆品項請輸入：

    • 貨品代號：系統會依據轉入來源單品項自動帶出貨品名稱、單位
    • 倉庫：系統會依據轉入來源單品項自動帶出原倉庫資料
    • 數量：輸入退回數量，退回數量不可大於原採購單數量
    • 單價：系統會依據轉入來源單品項自動帶出單價


  3. 【收回訂金】

    若原採購單有預付訂金，當發生採購退回時是否退回訂金，若有退回訂金則於下方輸入訂金退回方式為現金、轉帳或票據，並於相對應位置輸入退款金額、退款帳戶、票據資料…等資訊


    可點選訂金明細功能查詢原訂金支付單號、支付金額…等資訊

四.      查詢輔助功能

善用輔助查詢功能(如：「庫存查詢」、「採購政策查詢」、「歷史價格查詢」…)確認採購合理性。

功能功能說明
庫存查詢檢視貨品目前庫存與預計到貨數，避免過度採購
採購政策查詢查閱貨品是否符合公司設定的價格或供應商條件規則
歷史價格查詢查詢過往採購同一貨品的價格與廠商資料，利於比價

 

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