「外出單」的功能為記錄員工實際外出資料，包含外出日期、外出時間、返回時間、外出時數、外出地點及外出事由等資訊。外出單可由外出申請轉入，或由管理人員依實際外出情況建立。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹外出單的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、列印、存檔等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的外出單。
- 外出單可輸入的主要區塊：說明外出單畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：外出日期、員工代號、假別代號、外出時間、代理人、外出地點等。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白外出單 | 建立新的外出單作業，輸入外出日期、員工代號、假別代號、外出時間、外出地點等基本資料 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的外出單 | 可依單號、外出日期、查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的外出單 | 僅限尚未審核/鎖單的單據可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統 |
| 🖨️【列印】 | 將外出單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印外出單據（如 A4 外出單） |
| ⬆️【提交】 | 將此單據提交進入審核流程 | 如未使用審核流程，此功能等同存檔 |
| ⚙️【屬性】 | 設定建立單據的控制參數 | |
| ❌【關閉】 | 關閉目前外出單畫面 |
二. 建議輸入流程
- 點選【新增】 → 自動開啟空白外出單。
- 依序填寫「外出日期」、「員工代號」、「假別代號」、「外出時間」、「外出合計」。
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
- 如需列印或存成 PDF → 點選【列印】選擇報表樣式。
三. 外出單可輸入的主要區塊
建立外出單時，您需依序填寫以下 2 個資料區塊：
- 外出單【基礎訊息】
欄位說明( *必填欄位)
- *外出日期：輸入外出單的日期（可日曆查詢選擇）
- 申請單號：外出申請單單號
- *員工代號：選取欲外出之員工代號（可放大鏡查詢選擇）
- *假別代號：選取外出單的考勤項目（可放大鏡查詢選擇）
- *外出時間：輸入外出單的起始日期與時間、截止日期及時間（可日曆查詢選擇）
- 外出合計：外出系統總數
- 外出地點：輸入員工外出之地點
- 外出原因：輸入員工外出單之事由或原因
- 計入實際出勤天數：勾選上，影響實際出勤天數計算。
- 外出單【附件】
- 附件：可上傳該外出相關檔案，可同時上傳多個檔案，支援多種檔案格式，包含常見的DOCX、DOC、XLSX、XLS、PDF、JPG、PNG、TXT等檔案格式。
