「每月薪資發放作業」用於公司每月計算薪資時，執行此作業，系統會自動根據相關的薪資資料，將符合條件的員工計算出薪資。薪資核發作業中的薪資記錄，除了由本作業直接產生外，【各類獎金核發作業】也會產生薪資單據至本作業中。
本文共分為三大主題，循序漸進介紹每月薪資發放作業的操作方式：
- 功能列操作：介紹畫面上方的主要功能按鈕，如新增、查詢、刪除、存檔、列印、計算等，了解各按鈕的用途與使用時機。
- 建議輸入流程：引導您依正確順序建立一筆完整的每月薪資發放作業。
- 每月薪資發放作業可輸入的主要區塊：說明每月薪資發放作業畫面中各可輸入區塊的功能與填寫方式，包括：員工、薪資加項、薪資減項等。
一. 功能列操作說明
| 功能按鈕 | 功能說明 | 操作用途與補充說明 |
| ➕【新增】 | 開啟一筆空白薪資發放單 | 建立新的薪資發放單，輸入發薪日期、發薪年月、部門等基本資料。 |
| 🔍【查詢】 | 查詢已建立的薪資放單 | 可依單號、發薪日期、查詢歷史紀錄，便於比對與追蹤。 |
| 🗑️【刪除】 | 刪除目前畫面上顯示的薪資發放單 | 僅限尚未審核/鎖單的單據可刪除 |
| 💾【存檔】 | 儲存目前編輯的單據內容 | 完成新增或修改後按存檔，確保資料寫入系統。 |
| 🖨️【列印】 | 將薪資發放單以報表格式輸出 | 選擇對應的套版列印薪資發放單 |
| 🔒【鎖單】 | 鎖定目前單據內容不可再編輯 | 通常用於完成確認後避免誤編輯，僅特定權限可解除。 |
| 【計算】 | 系統自動抓取員工薪資結構設定、薪資異動輸入、出勤績效調整運算。 | 可透過過濾指定條件欄位設定(例如員工代號、部門代號)，計算出特定員工。 |
| ⬇️【下推】 | 將薪資發放單金額轉到後續帳戶收支單 | |
| 🧾【業務處理】 | 負數薪資轉下月發放 | 搭配屬性：薪資加項允許輸入負數金額使用，可將負數的薪資項目轉到下月計薪 |
| ⚙️【屬性】 | 設定建立單據的控制參數 | 例如設定：金額改變重算所得稅、年資不含計薪當月等。 |
| ❌【關閉】 | 關閉目前薪資發放作業畫面 |
二. 建議輸入流程
產生每月薪資發放作業單的方式有兩種，一是在薪資發放作業畫面上直接手工增加；另一種是由各類獎金核發作業終直接產生。現在介紹第一種。
- 點選【新增】 → 自動開啟空白薪資發放單。
- 依序填寫「發薪日期」、「發薪年月」、「計薪期間」、「部門代號」、「經辦人」。
- 按下計算
- 彈出計算條件視窗，選擇要計算的員工或是部門，完成後，點選確認
- 資料確認無誤後 → 點選【存檔】。
三、薪資發放單可輸入的主要區塊
建立薪資發放單時，您需依序填寫以下 2 個資料區塊：
- 薪資發放單【基礎訊息】
欄位說明( *必填欄位)- *發薪日期：發放薪資的日期（系統預設今日）
- *發薪單號：薪資發放單號（系統自動帶入或可自編）
- 經辦人：輸入單據的操作者
- *部門代號：薪資員工的所屬部門（可放大鏡查詢選擇）
- *薪資年月：核發薪資所屬年月
- *計薪期間：計算薪資的日期區間
計薪期間必須與發薪類型結合使用。當發薪類型為一次發薪時，此時選擇的起止計薪日必須是所核算的薪資年月的起止日。當發薪類型為分期發放時，起止計薪日必須不能是所核算薪資年月得起止日，且在一個月內發薪，其起止計薪日不能重疊，否則無法會發薪。舉例：員工A第一次發薪起止日為(1~10)，第二次發薪的起止日必須為(11~30)，若第二次發薪起止日為10號之前，則無法發薪。
- 發薪註記
針對分期發放使用。發薪註記中的值，是從薪資異動中的發薪註記取值，而薪資異動輸入的發薪註記，則是手工輸入。在薪資異動中有輸入發薪註記，之後再薪資發放時有選取相同發薪註記，在核發薪資時就會發出有相同註記的項目金額，同時將發薪單號回寫到薪資異動輸入的檢查碼欄位中。
- 薪資發放單【單據明細】
- 員工：透過”計算”，系統會顯示出符合條件區間的員工姓名。
- 薪資加項：就是【薪資項目設置】中的加項。
- 薪資減項：就是【薪資項目設置】中的減項。
- 數量：指的是【薪資異動輸入】或是【出勤績效調整】中的基數。
- 加項合計：所有薪資加項的金額合計。
- 減項合計：所有薪資減項的金額合計。
- 實發金額：實際發放給員工的金額；實發金額＝加項合計－減項合計。
- 本月未發尾數：配合屬性”應發金額尾數處理”&”尾數控制”， 將尾數作為當月的[本月月末]。
- 上月月末尾數：本月未發尾數遞延到下個月，即為上月月末尾數。
- 實際時薪：【薪資項目設置】中有勾選是底薪的加項金額合計/當月實際天數/每日工作小時，所算出的時薪金額。
- 應稅金額：所有需扣除所得稅的薪資加項金額與所有應抵減所得稅的薪資減項金額的差額。
- 員工備註：針對各個員工輸入需備註內容，可從此按鈕點入。
